10 вредных стереотипов в подходе к созданию мероприятий

Особенности российского менталитета таковы, что мы, полагаясь на собственный опыт и мнение часто склонны не доверять определенные задачи узким специалистам.

Мы уверены, что лучше знаем, как распорядиться стабилизационным фондом, как управлять страной, и как забивать гол в ворота испанской сборной.

И, разумеется, проработав несколько лет в своей компании, и, зная ее изнутри, мы точно уверены, каким должно быть идеальное корпоративное мероприятие. Но почему-то, по прошествии оного удивляемся, как так получилось, что деньги потрачены, а результат – далек от ожиданий.

Далее мы рассмотрим 10 типичных ошибок и стереотипов, которые допускаются менеджерами компаний при организации различных мероприятий и праздников.

1. Я знаю Петю – и я буду с ним работать!!
При выборе агентства для проведения мероприятий сложно выделить идеальную компанию, которая сделает лучшее событие. Поэтому, даже устроив многоуровневый тендер, чаще всего представители компании склоняются к выбору подрядчика, который хорошо знаком им лично. «Мы с Васей знакомы со студенческой скамьи, ну что он для «своих» плохо сделает что ли?» В итоге, Вася выставляет тройную цену, предлагает шарики и клоунов, а от терминов «корпоративная мотивация» покрывается нервной дрожью. Гарантии результата в таких случаях обычно ограничиваются чем-то вроде «все нормально будет, без вариантов».
По окончании мероприятия, как правило, у нас на одного друга меньше и на кучу недовольных нашей работой гостей больше.

Решение: при выборе агентства для проведения мероприятия лучший способ выбора агентства - откинуть все личное, и подойти к вопросу, как к выбору сотрудника для своей компании – резюме агентства, его опыт, качества и гарантии работы, идеи и предложения, база подрядчиков, возможности для реализации именно вашего мероприятия. А также личностный фактор людей, с которыми вам предстоит работать – начиная от того, комфортно ли Вам с ними взаимодействовать, и заканчивая – оперативностью, креативностью, лояльностью и пониманием ваших задач.

2. Главное, чтобы стол был хороший, а так - мы сами веселые.
Все мы любим хорошо поесть. И когда приглашаем гостей домой, стараемся удивить и порадовать хорошими и необычными блюдами. Если гости сыты, значит – довольны. Поэтому часто мы перекладываем такую же модель и на крупную корпоративную вечеринку, забывая о том, что основная ее задача – не только вкусно накормить, но и реализовать внутрикорпоративные установки. Безусловно, голодные глаза гостей и пустые столы – не лучшее, чтобы вам хотелось увидеть на вашем корпоративном празднике. И этой позиции необходимо придавать большое значение. Однако, основная задача корпоративного мероприятия – единение коллектива, выстраивание бизнес-взаимодействия и развитие корпоративной культуры не должны идти в ущерб щедрому столу. Иначе, получается, как в известном анекдоте – «гол-то мы забили, а вот Стасик утонул». Мероприятие-то мы провели, а на выходе, кроме пьяных и ленивых сотрудников, не вышедших на следующий день на работу, ничего не получили.

Решение: независимо от бюджета мероприятия, минимальное соотношение расходов, как показала практика – это два к одному. Две трети бюджета направляются на расходы на площадку и питание, и одна треть – на организацию командообразующей программы. И это – минимум, если вы хотите, чтобы ваш корпоративный праздник работал на задачи, а не превратился в выбрасывание денег на пьянку.

3. Мы лучше знаем наши задачи, поэтому сценарий напишем сами.
Кто лучше знает, как организовать мероприятие – менеджер, работающий в компании и знающей ее подноготную или представитель агентства, имеющий опыт проведения сотни подобных мероприятий, но не знающий характер вашей компании? Ответ – оба не обладают секретом идеального решения, и здесь лучшим ходом будет взаимодействие двух сторон. Если за концептуальное наполнение возьметесь вы – есть риск, что, не зная специфики российского event-менеджмента, новейших тенденций и подводных камней, вы напишете нереализуемый проект, красиво смотрящийся на бумаге, и не эффективный на практике.

Менеджер агентства со своей стороны может предложить вам некую универсальную модель, необходимо помнить, что, не будучи знакомым с характером и внутренними течениями вашей компании, он не всегда предложит лучшие идеи для решения ваших конкретных задач.

Решение: Креативная концепция – фундамент успеха вашего корпоративного мероприятия. Подойдите к этому вопросу максимально ответственно. Получите от агентства концептуальную сценарную «рыбу» и совместно со сценаристами агентства встройте в нее инструменты, которые будут эффективны именно для Вашей компании.

4. Мы не готовы к экспериментам.
Это - традиционная проблема крупных корпораций. Что выбрать – знакомое, проверенное «мягко-сглаженное» решение или сделать рискованный, но возможно, отлично работающий шаг вперед? А что скажут? А как воспримут? А готовы ли мы к этому? Мы понимаем, что рисковать и принимать новое сложно. У нас есть аргумент в пользу новых решений – сегодня публика избалована стандартными подходами, они перестали цеплять, и соответственно - работать. Представьте, что вас в течение года кормят одним мороженым. Стандартные решения – это то самое многогодовое мороженое, которое сегодня вызывает негатив и отторжение, либо равнодушие и желание блокировать. Мы предлагаем новые, креативные решения. Их сложно принять, но они работают, поскольку разрушают психологические стереотипы восприятия.

Решение: Риск должен быть осознанным, понятным и максимально защищенным. Если вы готовы принять нестандартный формат вашего корпоративного мероприятия, согласуйте с представителями агентства все нюансы и инструменты предлагаемых идей. Проанализируйте механизмы работы той или иной нестандартной идеи. Проконсультируйтесь с менеджерами вашей компании по поводу ожидаемой реакции. Если вы видите, что глаза людей загорелись, что им это интересно, и что идея сработает, смело двигайтесь вперед, но с пониманием ожидаемого эффекта.

5. Мы не будем платить за то, что нельзя потрогать руками.
Компании, производящие услуги – IT, телекоммуникации, инвестиционные - как правило, легче воспринимают «невизуальные» механизмы работы события, нежели производственные предприятия. И это понятно – произведенный автомобиль можно потрогать, сесть и поехать. А что за страшный зверь - «рост лояльности» или «командообразующий эффект»?

Когда мы платим за звезду эстрады или фейерверк, мы видим, что музыкальный коллектив работает, в небе загораются звезды, и на площадке установлено оборудование. Но мы забываем об эмоциональном восприятии тех или иных факторов корпоративного праздника. А ведь именно – эмоциональное восприятие, ощущения – демонстрируют эффективность мероприятия. Вспоминать и рассказывать о прошедшем событии будут, основываясь на эмоциях от совокупности всех его инструментов. Профессионалы event – рынка знают, как выстраивается цепочка правильно эмоционально-работающего события – она моделируется на накале чувств, эмоций, которые создаются множеством факторов, начиная от общей атмосферы площадки и заканчивая правильными акцентами, встроенными в программу. Это и креативные пригласительные, и создание ощущения предвкушения, и точно эмоционально выстроенный сценарный план, и верные слова ведущего, четко воздействующие на восприятие. Тема эмоционального моделирования события слишком обширна для этой статьи, поэтому мы раскроем ее в отдельном материале. Здесь же хотим подчеркнуть важность невизуального фактора в вашем событии.

Решение: Осознав, что событие – это не только набор опций и инструментов, которые можно потрогать руками и увидеть, но в первую очередь, мощный метод моделирования, необходимых эмоций, определите, что вы хотите получить от вашего мероприятия, какой результат вы хотел бы видеть. Рассматривайте каждую из предлагаемых опций, как звено в общей эмоциональной составляющей будущего мероприятия. Данный подход поможет вам не только получить нужный эффект от мероприятия, но и сэкономить на позициях, заведомо не играющих на реализацию ваших задач. Вы можете организовать роскошный концерт или шоу-программу с приглашением западных звезд, работающий на демонстрацию уровня вашей Компании, либо устроить необычный и запоминающийся инсталляционный перформанс с интерактивным вовлечением гостей. И если в первом случае запомнится только визуальный образ, то во втором – вовлечение участников в действие сработает как мощный эмоционально-объединяющий фактор - «МЫ сделали это».

To be continued…
Во второй части мы раскроем следующие пять стереотипов, характерных для организаторов мероприятий:

6. Корпоратив – это когда все зажигают.
7. В одной знакомой компании такой тип вечеринки прошел на ура, значит, и у нас будет отлично.
8. Я хочу контролировать каждый шаг менеджера агентства.
9. Если эта идея нравится мне, значит, она должна понравиться и всем, кто будет на мероприятии.
10. Подготовка к мероприятию и его проведение – это моя личная головная боль.

Отзывы и комментарии